Iako fax smatramo zastarjelom tehnologijom, koju je jako dobro zamijenio e-mail, danas još uvijek imamo potrebu za faksiranjem dokumenata, ili primanjem nekih dokumenata na fax uređaj. Iz nekog razloga, pojedini klijenti, ili institucije, još uvijek više vjeruju fax dokumentu, nego e-mail poruci. Kako god bilo, s vremena na vrijeme pojavi se potreba za faksiranjem dokumenata.
Po definiciji: Fax je preslika skeniranog dokumenta koju smo poslali u obliku podataka putem telekomunikacijskog linka. Da bi napravili taj zadatak, potrebno je imati fax uređaj na mjestu s kojeg se šalje dokument, jedan fax uređaj na mjestu gdje se dokument prima, i telefonsku vezu između dva uređaja (sa dva telefonska broja).
Zbog čega i danas šaljemo fax dokumente?
Ne događa se često da trebamo poslati faks, ali s vremena na vrijeme pojavi se potreba, i dobro je znati kako možemo poslati faks bez korištenja telefon-faks uređaja ili potrebe za posebnom telefonskom linijom.
Ako ste primorani poslati fax, možete to učiniti uz pomoć računala, besplatno i bez potrebe za posebnim fax uređajem, ili potrebe za posebnom telefonskom linijom. Financijski nikako nije opravdano kupiti faks uređaj, ili plaćati posebnu telefonsku liniju samo za primanje ili slanje faks dokumenata. Ta tehnologija je na zalasku, već dugi niz godina, i vrijeme je da zaboravimo na fax. E-mail je način komunikacije, koji će vjerojatno opstati još neko vrijeme.
Telefonski fax uređaj je stvar prošlosti
Fax uređaj radi uz pomoć telefonske linije, na način da uređaj poziva broj koji ste zadali, a na drugoj strani uređaj iste tehnologije odgovara (na poziv) i prima dokument koji na kraju ispisuje na papir, slično kao i štampač.
Gore opisana komunikacija izumljena je prije pojave interneta, i danas je zastarjela tehnologija. Da bi poslali fax, osoba koja šalje treba ubaciti dokument koji želi poslati, aktivirati liniju i unijeti broj odredišta. Na drugoj strani linije, drugi fax uređaj prima signale koji putuju telefonskim kabelima, i pretvara signale u dokument koji će ispisati na list papira. Da bi takav dokument opet prebacili u digitalni oblik, zaprimljeni fax trebamo skenirati i pohraniti na računalo. To se danas čini dosta naporno, posebno ako poznajemo tehnologiju elektronske pošte.
Trebamo još spomenuti, kada radimo slanje dokumenata putem faksa, kvaliteta dokumenta na drugom kraju znatno je lošija od originala. Slanje i primanje fax dokumenta je sporo, i često zna blokirati. Nije ništa neobično da se faksiranje dokumenta treba ponoviti, pa i više puta, dok ne prođe na drugu stranu.
E-mail je gotovo u potpunosti zamijenio potrebu za fax uređajima, ali “samo” gotovo u potpunosti. Još uvijek se pojavi potreba da nešto faksiramo, i dobro je znati na koji način možemo faksirati dokumente uz pomoć računala, bez potrebe za posebnim telefonskim linijama.
Ne postoji mogućnost da fax uređaj spojimo direktno putem internet konekcije. Tehnologija fax uređaja zahtijeva telefonsku liniju, što znači da klasični internet priključak neće biti dovoljan da tek tako pošaljemo fax.
Da bi koristili fax putem internet konekcije, trebamo nekakav “gateway” koji može simulirati rad fax uređaja korištenjem suvremenih internet priključaka. U nastavku ćemo pojasniti kako koristiti servise koji mogu poslati i primiti fax, i na koji način možete iskoristiti neke funkcije računala za primanje i slanje faksa. Ovi trikovi mogu biti od pomoći, posebno kada se bez ikakve najave pojavi potreba za faksiranjem.
Slanje faksa uz pomoć računala…?
Microsoft Windows već dugo (u različitim verzijama svog OS-a) nudi aplikaciju za slanje Fax-a, no i taj servis treba telefonsku liniju i dial-up fax modem, da bi koristili ponuđene funkcionalnosti. Ovo je stvar koju želimo izbjeći, jer nije praktično imati sve potrebne preduvjete, za tek povremeno slanje faksa.
Skeniranje dokumenta i slanje na fax
Sami postupak je jednostavan, a koristit ćete posebno dizajnirane online servise koji mogu poslati dokument na neki fax broj. Skenirajte dokument koji želite poslati na fax, baš kako to radite prilikom slanja e-mail poruke. Kada imate spreman dokument za slanje, koristite neki od mnogih online servisa, koji imaju namjenu slanja fax dokumenata.
Ima ih veći broj, i najbolje je da sami sebi izaberete onaj za koji smatrate da najbolje odgovara vašim potrebama. Nude se profesionalni servisi za slanje fax-a, koje plaćate, pa do onih besplatnih, koji su sasvim dovoljni za povremeno korištenje spomenutih usluga. Primanje faksa, bez fax aparata
Ako imate potrebu primiti fax, a nemate fax aparat ili telefonsku liniju, možete odabrati neki online servis za tu namjenu. No trebate znati da se takvi servisi za primanje fax-a uglavnom naplaćuju, jer će biti potreban telefon/fax broj, na koji vam netko može poslati fax. Telefonski broj ne trebate plaćati u svom uredu, nego ćete dobiti broj unutar zakupljene usluge nekog online fax servisa.
Servisi za primanje faksa rade na sličnom principu, i razlikuju se u detaljima. Isprobajte neke, i sami odlučite koji želite koristiti. Ukoliko imate potrebu primiti tek jedan fax, ili manji broj u kratko vrijeme, savjetujemo da odaberete neki servis koji daje free trial period. To znači, da ćete imati mogućnost besplatnog korištenja neki ograničeni vremenski period.
Zaključak za kraj
Primanje i slanje fax-a zastarjela je tehnologija komunikacije, i najbolje je okrenuti se elektroničkoj pošti. Ukoliko pak imate potrebu za povremenim slanjem ili primanjem faksa, iskoristite neki online servis, da se ne dovedete u situaciju uvođenja telefonske linije i pronalaska faks uređaja u vrijeme kada se smatraju zastarjelom tehnologijom, čije vrijeme je prošlo već sa pojavom E-maila.
