Microsoft Outlook tutorial – kako označiti poruku pročitanom čim klikneš na nju i drugi trikovi

Jedan od osnovnih alata koje koristim na poslu je Microsoft Outlook. To je program koji je svoj put započeo kao email klijent, da bi vremenom postao puno, puno više od toga. Njegove funkcije danas uključuju kalendar, adresar, bilješke, organizaciju i evidenciju svakodnevnih zadataka, pa čak i surfanje internetom. Oni iskusniji korisnici ove usluge sjećaju se kako se nekad zvao Hotmail, a neki među njima još uvijek imaju svoj originalni hotmail račun. Iako se koristi dugi niz godina kao samostalna aplikacija ili kao dio paketa Microsoft Office 365, i dalje ima neke prilično iritantne značajke. Mene osobno najviše živcira kad mi stigne nova poruka: Outlook ju ne označi pročitanom kad kliknem na nju. Umjesto toga ostane označena kao nepročitana, sve dok ne kliknem na neku drugu poruku u inboxu.

Više s Geek.hr: Kako ukloniti Gmail račun s mobitela?

Ovakva Microsoftova odluka donosi još jednu potencijalno zbunjujuću situaciju. Osim što ostane nepročitan u primljenoj pošti, takav će mail ostati nepročitan i ako ga po čitanju odmah obrišete. Tako će se i u smeću pokazivati brojni nepročitani mailovi koje ste zapravo pročitali. Ako dijelite moje mišljenje, ovaj Microsoft Outlook tutorial će vam pomoći da riješite ovu iritirajuću sitnicu, a naučit ćete još nekoliko zgodnih trikova koji će olakšati rad s njime.

Konkretno, kroz ovaj Microsoft Outlook tutorial naučit ćete sljedeće:

• Kako označiti poruku pročitanom kad se klikne na nju
• Kako koristiti Microsoft Outlook u tamnom načinu rada
• Kako dodati sidebar na početni zaslon
• Kako dodati potpis u poruke
• Kako dodati Gmail račun u Microsoft Outlook

Kako označiti poruku pročitanom kad se klikne na nju

Zato idemo odmah u opcije Outlooka, a za početak kliknite na ‘File’ u gornjoj lijevoj traci.

Naći ćemo se u podizborniku ‘Account Information’. Ovdje nas od svih mogućnosti zanima samo ‘Options’. Nalazi se u donjem lijevom kutu, na što pokazuje strelica na snimci zaslona.

Trenutno se nalazite u kartici ‘General’, ali nama je potrebna kartica ‘Mail’. Kliknite na nju.

Sljedeće što nam treba je opcija ‘Outlook panes’, koja određuje kako se pristigla pošta označava. Da bismo promijenili unaprijed definirane postavke, kliknite na dugme ‘Reading Pane…’ s desne strane izbornika.

Otvorit će se podizbornik, u kojem je ovaj prilično jednostavan izbor između označavanja poruke dodatno zakompliciran. Očigledno je softverski gigant koji stoji iza ove aplikacije mislio i na geek.hr, jer kako bismo zaradili plaću da ne pišemo Microsoft Outlook tutorial, zar ne? 😉 Sada je potrebno staviti kvačicu unutar kućice označene brojem 1. Time će se sve poruke na koje se kliknulo označiti pročitanima. Ali iz nekog razloga Outlook će poruku označiti pročitanom samo ako gledate u nju pet ili više sekundi. To ćemo također promijeniti tako što ćemo u sljedećem koraku umjesto broja 5 unijeti vrijednost 0.

Potvrdite svoj izbor tako što ćete kliknuti na ‘OK’ na dnu ovog podizbornika. Sada će napokon sve poruke koje primite biti označene kao pročitane čim kliknete na njih.

Microsoft Outlook tutorial – uključite tamni način rada

Iako milijuni ljudi svakodnevno koriste ovu aplikaciju, većina njih neće napraviti baš ništa da ga prilagode svojim potrebama. Jedna od najpraktičnijih prilagodbi je prebacivanje iz svijetlog u tamni način rada. U nekim drugim aplikacijama ova je funkcija dostupna već na početnom ekranu, ali Microsoft je poznat po tome što voli komplicirati život svojim korisnicima. Stoga u gornjem desnom uglu izaberite karticu ‘File’.

Sljedeći korak je izabrati ‘Office account’ u donjem lijevom uglu, baš kao što je pokazano na snimci zaslona ispod teksta.

U padajućem izborniku nazvanom ‘Office Theme’ možete izabrati pet različitih načina prikaza: Colorful kojeg imate po defaultu, Dark Gray, Black, White te Use system setting. Ako imate lokaliziran Microsoft Office, ovi će izrazi biti prevedeni na hrvatski jezik.

Nakon što izaberete način koji vam najviše odgovara, Outlook će se trenutno prebaciti na takav način rada. Skrećem pažnju na jednu zgodnu opciju koju ranije niste imali: sada, kada ste u tamnom načinu, iznad pristigle poruke pojavilo se dugme kojim tijelo poruke možete prebacivati iz svijetlog u tamni način rada i obrnuto.

Postavite Sidebar na početni zaslon

Sidebar (ili bočna traka) po defaultu nije vidljiv na početnom ekranu, jer tijelo poruke zauzima cijeli raspoloživi prostor. Da biste ga aktivirali, izaberite karticu ‘View’ i u izborniku potražite To-Do Bar. Izaberite opciju koju želite prikazati.

Osobno mi je najkorisniji kalendar, koji omogućava prikaz tekućeg mjeseca te upozorava na zakazane sastanke toga dana.

Microsoft Outlook tutorial – dodajte potpis u poruke

Imati potpis u poslanim porukama stvar je elementarne pristojnosti. A da biste dodali potpis u poruke koje šaljete, pomoći će vam ovaj Microsoft Outlook tutorial. U izborniku kliknite na stvaranje nove pošte (‘New Email’).

U izborniku novootvorenog prozora izaberite opciju ‘Signature’. Ako nemate potpis, u padajućem izborniku ponudit će se samo jedna opcija, a to je ‘Signatures…’. Ako već postoji potpis od ranije, i on će biti ponuđen kao opcija.

Ako ste izabrali ‘Signatures…’, otvorit će se još jedan prozor gdje trebate izabrati dugme ‘New’, označeno brojem jedan. U Microsoft Outlooku je, naime, moguće dodavati više različitih potpisa, što je zgodna mogućnost ako u nekim slučajevima želite biti manje ili više službeni. U skočnom prozoru označenim brojem dva unesite naziv potpisa i potvrdite ga pritiskom na dugme OK.

Sada je potrebno unijeti potpis u okvir označen brojem jedan, kao što možete vidjeti na snimci ekrana ispod teksta. Potom gore desno (označeno brojem dva) izaberite račun na koji se taj potpis odnosi te vrijedi li za nove poruke, za odgovorene poruke ili za oboje.

Nakon što ste dodali potpis i izabrali na koga se taj potpis odnosi, potvrdite izbor pritiskom na dugme OK. Sada će svi primatelji vaših mailova u podnožju poruke dobiti i potpis.

Dodajte Gmail račun u Outlook

Ne sjećam se kad sam zadnji put upoznao neku osobu koja nema Gmail račun. Gledajući iz današnje perspektive, nevjerojatno je kako je Google navukao ljude da kao primarni email klijent gotovo pa isključivo koriste njegov Gmail. Kada se ova usluga pojavila Google je još uvijek bio simpatična nova tvrtka, koja je pritom nudila čak jedan GB prostora svakom korisniku. U to doba, a govorim o 2004. godini, email klijent s jednim GB prostora bio je revolucionarna ponuda, deset puta veća od konkurencije. U međuvremenu je Google za Gmail račun vezao mnoge druge usluge pa bez njega ne možete, recimo, imati Youtube račun niti koristiti Android pametni telefon. Imate ga htjeli-ne htjeli, pa zašto ga onda ne dodati u Outlook, kako biste imali sve na jednom mjestu?

Da biste dodali Gmail račun (ili bilo koji drugi račun, da se razumijemo), izaberite karticu ‘File’. Potom izaberite ‘Add Account’ kao što je označeno crvenom strelicom.

Otvorit će se novi prozor u kojem trebate unijeti vaš Gmail račun. Nakon što potvrdite adresu, trenutni prozor zamijenit će novi, i to onaj s Googlea. Sada je potrebno unijeti vaše podatke s Gmaila (ime, lozinka).

Kad unesete podatke, pratite daljnje upute i potvrdite dodavanje Gmail računa u Outlook. Nakon ovih nekoliko klikova mišem, vaš Gmail račun bit će dostupan i u Outlooku, čime je upravljanje poštom upravo postalo malo praktičnije: umjesto iz dva prozora (Outlook i Gmail), sada kompletnu korespodenciju možete obavljati samo iz jednog.

Featured Image Credit: howtogeek.com