Rad od kuće nije nešto nepoznato, no u posljednje vrijeme ovaj je pojam doživio pravi bum. Zbog novonastale situacije “koronavirus”, sve se više ljudi odlučilo raditi od kuće. Za rad od kuće ne treba mnogo, ali neki preduvjeti su ipak potrebni.
Ne možemo sve poslove obavljati od kuće, no u digitalnom poslovanju 99% stvari možemo započeti, raditi i završiti u vlastitom domu, koristeći kućno računalo i internet konekciju.
Poslovi koje obavljamo, koristeći računalo, najčešće su komunikacija e-mail porukama, pisanje dokumenata i slaganje ponuda. Postoje tu još mnoge radnje koje možemo obavljati, no zadržat ćemo se na uredskim poslovnim obvezama koje se zapravo najčešće i koriste.
U nastavku teksta ćemo spomenuti neke korisne alate, koje možete iskoristiti za rad od kuće. Alate koje ćemo spomenuti možete koristiti u klasičnom uredskom poslovnom opusu, a to znači: rad s različitim dokumentima, kreiranje novih dokumenata, ispravke na postojećim dokumentima, i slanje završene dokumentacije na krajnju adresu (klijentu).
PDF dokumenti standardni su format modernog poslovanja i komunikacije. Svaki drugi prilog u poslanoj e-mail poruci je neka .PDF datoteka. Po svojoj logici, PDF je datoteka zamišljena da bude dokument koji se ne može lako uređivati. Za razliku od MS Word, ili OpenOffice Write dokumenta, .PDF ne možemo tek tako uređivati i raditi izmjene u njemu. Za takve korake trebamo specijalne aplikacije, jer se pojavi potreba za uređivanjem već gotovog PDF dokumenta.
PDFelement aplikacija za uređivanje dokumenata
PDFelement je prva aplikacija koju ćemo spomenuti. Prvo da spomenemo da pdfelement možete preuzeti za Android (Google play) i za iOS (Apple store) da radite uz pomoć smartphone uređaja. Mi ćemo ovom prilikom opisati desktop aplikaciju. Za desktop postoje dvije verzije: Windows i macOS aplikacija.
Riječ je o profesionalnoj aplikaciji posebno usmjerenoj za rad sa uredskim dokumentima, obavijestima, ugovorima isl… PDFelement je potpuno funkcionalna aplikacija za uređivanje PDF dokumenata, dodavanje sadržaja, i potpisivanje završenog dokumenta. Ima ugrađene opcije za rad s MS Word dokumentima, prezentacijama i nekim drugim kompleksnim sadržajima unutar spomenutih datoteka. Uz pomoć alata koje nudi pdfelement možete izraditi tablice, dijagrame i tehničke crteže. Aplikacija podržava konverziju dokumenata na sve veće (značajnije) formate dokumenata (.doc, .docx, …). Koristeći PDFelement lako možete urediti postojeću PowerPoint prezentaciju, ali i napraviti novu, uzimajući elemente iz neke PDF datoteke. Uz pomoć ugrađenih alata, dokumente koje ste izradili možete digitalno potpisati, možete ih zaštititi lozinkom i zamaskirati povjerljive podatke unutar dokumenta.
Aplikacija pdfelement ima više opcija licenciranja, prilagođenih pojedinačnim korisnicima, i timu korisnika koji zajedno radi i ima potrebu za korištenjem aplikacije. Posebna ponuda je licenciranje u edukacijske svrhe, što naravno povlači za sobom i dokaz o ostvarenim uvjetima za ovu vrstu licence.
Ukoliko ste neodlučni, možete besplatno isprobati trial verziju aplikacije, da se upoznate s mogućnostima i uvjerite se u kvalitetu alata za rad s dokumentima.
Proučite PDFelement alate, da imate bolju produktivnost dok uređujete dokumente i radite od kuće.
PDF Expert for MAC
Možete iz naziva pretpostaviti da je PDF Expert for MAC alat za uređivanje PDF datoteka, ali za macOS korisnike. Za razliku od prvog spomenutog, koji radi u Windows i macOS okruženju, drugi alat se može preuzeti isključivo za MAC sustave, i pametne telefone iz kompanije Apple.
PDF Expert je aplikacija s integriranim alatima za obradu PDF dokumenata. Korištenjem ove aplikacije lako možete označiti dio teksta u dokumentu, popuniti formular i potpisati dokument.
Pored toga, u dokument možete pisati (dodati tekst), i sažeti postojeću PDF datoteku, u slučaju da je velika i ne možete je poslati kao prilog u e-mail poruci.
Ukoliko imate više manjih PDF datoteka, pomoću Merge alata možete napraviti jedan dokument. Svakako zgodna stvar, za osobe koje redovno šalju i primaju raznu dokumentaciju.
Google Docs web servis za rad s dokumentima
Možda nije tako dobar skup alata, kao što je MS Office, ali je Google na dobrom putu da uzme sve veći i veći dio korisnika. Najveća prednost korištenja Google dokument alata je web pristup dokumentima. Jednom kada kreirate dokument, i spremite izmjene, možete ga podijeliti s drugim osobama uz pomoć poveznice. Pored toga, kada podijelite dokument, osobama možete dodijeliti prava nad tim dokumentom. Na taj način možete kreirati grupu koja može da uređuje dokument, kao i grupu koja može da pregledava dokumente, bez mogućnosti dodavanja ili brisanja sadržaja.
Google korisnicima nudi alternativne alate, odavno poznatim MS alatima, a to su: uređivanje teksta, alat za tablice, slide prezentacije i alat za formulare.
Gore spomenute opcije su besplatne, i za osobnu su upotrebu. Ipak, možete ih iskoristiti da s vremena na vrijeme odradite neki posao. Da bi iskoristili profesionalne, napredne opcije, morat ćete zakupiti neki poslovni plan.
Dobra organizacija za dobro obavljen posao
Za kvalitetno obavljen posao treba dobra organizacija, i profesionalan pristup poslu. Bez obzira, da radimo iz ureda, ili iz svog doma, za bolju produktivnost i profesionalnost, trebamo se organizirati.
Spomenuli smo u samom uvodu kako se danas većina posla obavlja putem e-mail poruka, slanjem i primanjem raznih dokumenata, dogovaranjem i vođenjem projekata.
Da bi bili u mogućnosti obaviti sve spomenuto, trebamo se znati služiti web e-mail aplikacijama. Posebno se ovo odnosi u vrijeme koronavirusa, kada smo primorani ostati u svom domu, bez prethodne najave i potrebnih priprema.
Dok ste u uredu, na raspolaganju imate računalo sa instaliranim alatima za slanje i primanje e-mail poruka. To često nije slučaj za rad od kuće. Ipak, možete se koristiti istom e-mail adresom, kojoj pristupate putem web e-mail servisa.
Da bi poslali e-mail poruku, a nemate pristup aplikaciji koju koristite u uredu, pristupite vašem e-mail sandučiću uz pomoć web e-mail aplikacije. Dovoljno je da utipkate valjani url, te korisničko ime i lozinku. Komunikaciju sa klijentima možete održavati od kuće, a potrebnu dokumentaciju izraditi možete uz pomoć neke od gore spomenutih aplikacija. Rad od kuće trebate samo dobro organizirati, da bi postigli razinu profesionalnog odnosa i pristupa prema klijentu s kojim radite.
Slanje dokumenata, raznih naputaka i općenito e-mail poruka uz pomoć web aplikacija nije posebno teško, čim se malo upoznate s njima. Većina današnjih web e-mail klijent aplikacija imaju mogućnost dodavanja potpisa u samu poruku, možete kreirati nove kontakte, i voditi konverzaciju bez velike potrebe za desktop e-mail klijent aplikacijom.
Neke od najpoznatijih web aplikacija za slanje i primanje e-mail poruka su: Roundcube, Horde, SquirrelMail.
Par riječi za kraj i uspješan rad od kuće
Za kraj da zbrojimo i oduzmemo; gore spomenuti alati dobro će doći svima koji rade od kuće. Neki imaju besplatne opcije, ograničene naravno, dok su plaćene verzije u potpunosti funkcionalne web aplikacije za rad s dokumentima. Tko zna do kada će koronavirus trajati, no jedno je sigurno: u buduće ćemo se sve više oslanjati na spomenute aplikacije, i druge slične koje nam koriste da posao obavljamo od kuće. Don’t kill the messenger, ali je takav scenarij lako moguć.
U ovoj objavi smo dali kratke naputke kako raditi od kuće, i spomenuli neke važne alate za poslovanje. Sve što vam treba je dobra organizacija, kvalitetni alati za rad i snalažljivost izvan uredskih prostorija.
