Mobilne tehnologije otvorile su mogućnost za značajno povećanje produktivnosti radnika.
No neadekvatan pristup i neispravna uporaba novih tehnoloških mogućnosti često ima negativni učinak – radnici su postali “ovisni” o provjeravanju e-mail i SMS poruka za vrijeme sastanaka, a velika količina informacija oduzima i značajno vrijeme kako bi se mailovi i poruke sortirali, obrađivali i izbrisali te može prekinuti i dekoncentrirati radnika pri izvođenju radnih zadataka.
1.
Koristite opisne naslove vaših e-mail poruka (polje „Subject“) koje sadrže informacije o akcijama i vremenskim okvirima za primljenu poruku. To će pomoći vašim kolegama lakše odrediti prioritete za svoje postupke i bolju organizaciju vremena. Npr. Subject: Ivan – For action this morning – quarterly figures needed ili Subject: Kate/Pete – FYI no action – information from planning meeting.
2.
Odredite dnevni vremenski period za rješavanje e-mail poruka, po mogućnosti na početku ili pri kraju radnog vremena. Na taj način osiguravate maksimalnu posvećenost kvalitetnom rješavanju nakupljenih e-mail poruka umjesto prekida određenog radnog zadatka.
3.
Smanjite ili eliminirajte slanje “one-line” e-mail poruka koje sadrže informacije kao “Hvala”, “Super” ili “Čujemo se”.
4.
Planirajte slanje mailova te, ukoliko je moguće, uvijek pošaljite jedan e-mail sa svim potrebnim informacijama umjesto 5 posebnih.
5.
Kod brisanja i “čišćenja” poruka vodite računa o potrebnim odgovorima i njihovoj kvaliteti.
6.
Najbitnije informacije uvijek navodite ili ponovite pri vrhu e-mail poruke kako bi smanjili potrebno listanje ili “scrolling” kroz prethodne prepiske u proslijeđenim mailovima.
7.
Ukoliko ste u mogućnosti, dio posla oko upravljanja vašim mailovima obavite na putu za posao: u tramvaju ili vlaku. Naravno, ne ako vozite na posao.
8.
Ukoliko vam je potreban trenutačni odgovor od osobe kojoj šaljete mail, koristite i druge tehnologije poput SMS poruka ili primatelja nazovite odmah nakon što ste poslali mail da naglasite važnost brzog odgovora.
9.
Objektivno procijenite vlastitu produktivnost. Ostajanje na poslu kako bi riješili mailove izvan radnog vremena vas ne čini samo po sebi produktivnijima! Dajte si rokove kako bi barem 2 puta tjedno otišli s posla “na vrijeme”. Rad unutar vlastitih zadanih rokova često povećava produktivnost radnika.
10.
Povremeno, kako bi riješili nakupljene zaostatke, pokušajte mailove obraditi kod kuće ukoliko postoji ta mogućnost. Na taj način osiguravate početak novog radnog dana bez “repova” iz prethodnog perioda.
11.
Smanjite očekivanja korištenjem “Out of office” odgovora ukoliko ste izvan radnog mjesta, čak i ako ste na sastanku. Na taj način smanjujete očekivanja u slučaju da se traži trenutačni odgovor, a time i pritisak te količinu stresa.
12.
Kad god je to moguće, organizirajte sastanke licem u lice, telefonski ili videokonferencije. Personalizirano iskustvo pomaže u definiranju najbitnijih stavki, a smanjuje se i mogućnost konfuzije. Na ovaj način znatno se smanjuje i “Fire and forget” sindrom (situacije kada se pošalje mail, a zaboravi na follow-up) čime se pomaže bržem zatvaranju otvorenih aktivnosti.
13.
Povremeno, ukoliko je potrebno, nakratko ugasite servise za primanje poruka kako bi se maksimalno posvetili radnom zadatku u kojem ne želite da vas prekidaju.
14.
Ukoliko ste na sastanku, a nipošto ne možete propustiti telefonski poziv ili odgovor na e-mail poruku, pristojno se ispričajte svim sudionicima sastanka zbog smetnje.
15.
Na sastanak pozovite samo one sudionike koji nužno moraju prisustvovati. Sudionici koji imaju osjećaj da određeni sastanak “nije za njih” će vjerojatno biti skloniji nepotrebnom multitaskingu i rješavanju drugih pitanja nevezano za sastanak.
16.
Strogo definirajte pravila sastanaka u tvrtki te ih se pridržavajte. Npr. Maksimalno 15 minuta čekanja na sve neophodne sudionike sastanka.
17.
Kratki, “stojeći” sastanci gdje je potrebna jednostavna i brza odluka mogu biti odlično rješenje za uštedu vremena.
18.
Oduprite se potrebi za nepotrebnim multitaskingom tijekom sastanaka ukoliko imate uređaj koji vam omogućuje posvećivanje drugim zadacima (mobilni uređaj, laptop, notebook …). Budite svjesni da na taj način svima remetite koncentraciju.
Prema istraživanju (koje je proveo dr. Glen Wilson sa Sveučilišta u Londonu za HP):
- 62% odraslih “ovisni” su o provjeravanju poruka tijekom sastanaka, nakon radnog vremena i vikendom
- 50% radnika na primljeni mail će odgovoriti unutar 60 minuta
- 20% radnika izjavilo je da im nije problem prekinuti trenutačnu aktivnost, poslovni ili privatni sastanak kako bi provjerili pristiglu poruku
- 89% ispitanika smatra da je iznimno nepristojno prekinuti razgovor ili sastanak licem u lice kako bi se provjerila upravo pristigla poruka
